Actualizat la 5 mart. 2026
Ce obligații au firmele, PFA-urile și ONG-urile și ce riscuri există
Anul 2026 consolidează una dintre cele mai importante transformări din fiscalitatea românească: digitalizarea completă a relației de facturare și monitorizare a transporturilor de bunuri.
Dacă în anii anteriori sistemele RO e-Factura și RO e-Transport au fost introduse etapizat, cu excepții și perioade de acomodare, în prezent regula generală este una de conformare obligatorie, iar sancțiunile pentru nerespectare sunt semnificative.
Acest articol explică, într-un limbaj clar și aplicat, ce obligații există în 2026 și ce trebuie să facă firmele, PFA-urile, profesiile liberale, ONG-urile și transportatorii pentru a evita amenzi sau pierderi fiscale.
1. RO e-Factura în 2026 – ce înseamnă și cui i se aplică
RO e-Factura este sistemul național prin care facturile se transmit electronic, în format XML, prin platforma ANAF (SPV), fiind supuse validării automate.
Începând cu etapele de generalizare introduse în 2024–2025, factura cu relevanță fiscală este cea transmisă și validată în sistemul RO e-Factura, indiferent dacă beneficiarul este persoană juridică sau persoană fizică.
Obligații relevante în 2025–2026
B2B și B2C: facturile emise atât către firme, cât și către persoane fizice sunt supuse raportării în sistemul RO e-Factura.
ONG-uri, asociații, fundații, partide politice: obligația se aplică în măsura în care aceste entități emit facturi pentru activități economice (cursuri, servicii, chirii etc.);
Formatul utilizat este XML conform standardului RO_CIUS, în versiunea stabilită de ANAF.
Termen de transmitere: factura trebuie transmisă în sistem, în maximum 5 zile calendaristice de la emitere.
Efecte fiscale esențiale
Conform OUG nr. 120/2021, cu modificările ulterioare, începând cu 1 iulie 2024, TVA-ul nu este deductibil pentru facturile care nu sunt transmise prin RO e-Factura, atunci când legea impune această obligație.
Acest mecanism afectează atât plătitorii de TVA, cât și, din perspectiva validității fiscale a documentului, entitățile neplătitoare de TVA, PFA-urile și profesiile liberale.
Arhivarea Facturilor Electronice în 2026
Firmele trebuie să implementeze soluții tehnice proprii de arhivare digitală a fișierelor XML pentru o perioadă de 10 ani, deoarece serverele ANAF (SPV) nu garantează stocarea pe termen lung a acestora.
Cum trebuie să procedeze firmele:
- Formatul de arhivare: Se arhivează obligatoriu fișierul XML original împreună cu semnătura electronică a Ministerului Finanțelor (fișierul care atestă validarea). Factura în format PDF este doar o reprezentare grafică și nu are valoare legală la control.
- Durata: Conform legii, facturile se păstrează timp de 10 ani (începând de la închiderea exercițiului financiar în care au fost emise).
- Metode de arhivare:
- Manuală: Descărcarea periodică din SPV (soluție riscantă, supusă erorilor).
- Automatizată: Utilizarea de softuri ERP sau soluții de facturare care descarcă și stochează automat facturile într-un cloud securizat, imediat ce au fost validate.
2. RO e-Transport în 2026 – de la declarație la monitorizare
Sistemul RO e-Transport nu mai are doar un rol exclusiv declarativ, în 2026, accentul este pus pe urmărirea efectivă a transporturilor de bunuri, în special a celor cu impact fiscal.
Sunt supuse declarării transporturile internaționale care depășesc 500 kg sau 10.000 lei valoare, inclusiv atunci când nu vizează exclusiv bunuri cu risc fiscal ridicat.
Elemente-cheie aplicabile: Codul UIT trebuie generat anterior începerii transportului iar
termenul de valabilitate este, în principiu:
- până la 5 zile pentru transporturi interne;
- până la 15 zile pentru achiziții intracomunitare;
Monitorizarea GPS în RO e-Transport
În 2026, pentru anumite categorii de transporturi, legislația prevede obligația utilizării sistemelor de localizare prin GPS, conform specificațiilor ANAF, așadar, nu mai este suficient să ai codul UIT.
Pentru transporturile cu risc fiscal sau cele internaționale, sistemul necesită date de poziționare în timp real.
Procedura de utilizare:
- Echiparea: Vehiculul trebuie să fie dotat cu un terminal (smartphone, tabletă sau sistem GPS integrat).
- Aplicația e-Transport: Dacă se folosește un smartphone, șoferul trebuie să instaleze aplicația oficială a ANAF.
- Activarea codului: La începerea transportului, șoferul introduce codul UIT în aplicație.
- Monitorizarea: Aplicația transmite coordonatele GPS către serverele ANAF pe tot parcursul traseului, până la destinație. Monitorizarea se oprește doar după ce bunurile au fost descărcate la locul de destinație declarat.
3. Sancțiuni aplicabile în 2026
Pentru nerespectarea obligațiilor e-Factura, amenda este cuprinsă, în funcție de situație, între 1.000 și 10.000 lei iar factura netransmisă în sistem poate fi lipsită de efecte fiscale, inclusiv din perspectiva deductibilității TVA.
Pentru nerespectarea obligațiilor e-Transport, pot fi aplicate amenzi de până la 100.000 lei pentru operatorul economic iar conducătorului auto, între 5.000 și 10.000 lei pentru nerespectarea obligațiilor de prezentare sau utilizare a codului UIT.
In anumite situații, se poate dispune și confiscarea contravalorii bunurilor transportate, dacă lipsesc elementele esențiale de declarare sau datele sunt incorecte.
În concluzie, în 2026, conformarea fiscală digitală nu mai este o alegere, ci o condiție de funcționare legală.
Întrebări și răspunsuri
1. Sunt obligat să folosesc RO e-Factura dacă nu sunt plătitor de TVA?
Da, obligația de transmitere în RO e-Factura nu este condiționată exclusiv de calitatea de plătitor de TVA.
2. Mai este valabilă factura trimisă doar pe e-mail?
Din punct de vedere comercial poate avea relevanță, dar din punct de vedere fiscal, factura relevantă este cea transmisă și validată în RO e-Factura, atunci când legea impune utilizarea sistemului.
3. ONG-urile sunt obligate să folosească e-Factura?
Da, în măsura în care desfășoară activități economice și emit facturi.
4. Ce risc există dacă nu declar transportul în RO e-Transport?
Amenzi semnificative și, în anumite cazuri, confiscarea contravalorii bunurilor transportate.
5. Cine răspunde pentru nerespectarea obligațiilor e-Transport: firma sau șoferul?
Răspunderea poate fi cumulativă, atât pentru operatorul economic, cât și pentru conducătorul auto, în funcție de obligația încălcată.